J
I
K
A
B
4 بهمن 1399 11:1:52
معاون توسعه مديريت و سرمايه انساني سازمان مديريت و برنامه ريزي استان قزوين:
دستورالعمل درج شناسه ملي سند در تمامي مكاتبات به دستگاه‌هاي اجرايي ابلاغ شد

معاون توسعه مديريت و سرمايه انساني سازمان مديريت و برنامه ريزي استان قزوين از ابلاغ دستورالعمل درج شناسه ملي سند (شمس) در تمامي مكاتبات دستگاه‌هاي اجرايي خبر داد.

به گزارش روابط عمومي سازمان مديريت و برنامه ريزي استان قزوين؛ حميد حبيبي گفت: اين اقدام با هدف ارتقاي شفافيت اداري، استنادپذيري الكترونيكي مكاتبات و اسناد، ايجاد شناسه يكتا و قابل‌پيگيري براي كليه مكاتبات و اسناد دستگاه‌هاي اجرايي و افزايش سرعت و سهولت در ثبت مكانيزه مكاتبات و اسناد و ايجاد وحدت رويه در ورود اطلاعات و كاهش خطاي انساني صورت گرفته است.

وي افزود: در اين دستورالعمل آمده است:"در اجراي بند ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ اين سازمان با موضوع "دستورالعمل مكاتبات اداري در سامانه رصد و پيگيري الكترونيكي و برخط مكاتبات دستگاه‌هاي اجرايي"، دستورالعمل درج شناسه ملي سند (شمس) در كليه مكاتبات دستگاه‌هاي اجرايي براي اجراء ابلاغ مي شود

ماده ۱‏‏- اهداف:

ارتقاي شفافيت اداري؛

استنادپذيري الكترونيكي مكاتبات و اسناد؛

ايجاد شناسه يكتا و قابل‌پيگيري براي كليه مكاتبات و اسناد دستگاه‌هاي اجرايي؛

افزايش سرعت و سهولت در ثبت مكانيزه مكاتبات و اسناد و ايجاد وحدت رويه در ورود اطلاعات و كاهش خطاي انساني.

ماده ۲‏‏- تعاريف:

شمس: شناسه ملي سندي است كه بر اساس تركيب چندين قلم از اقلام اطلاعاتي سند، توليد و هويت يكتايي براي آن ايجاد مي‌نمايد.

باركد دوبعدي (QR code): حاوي داده (هاي) نهفته است كه ميتوان آن را با اسكنر‌هاي مربوط يا دوربين تلفن همراه بازخواني نمود.

دستورالعمل ECE) Electronic Correspondence Exchange): دستورالعمل تبادل الكترونيكي مكاتبات جهت تبادل اطلاعات ميان سامانه‌هاي نرم‌افزاري، بالاخص سامانه‌هاي مكاتبات اداري است.

ماده ۳‏‏- تكاليف:

۱- دستگاه‌هاي اجرايي مكلفند نسبت به درج شمس در كليه مكاتبات و اسناد خود از طريق تجهيز كليه سامانه‌هايي كه منجر به توليد مكاتبات و اسناد مي‌شود، به نحوي اقدام نمايند كه قابليت درج اين شناسه طبق الگوي پيوست (۶ قلم اطلاعاتي اول جدول شماره ۱ پيوست) حداكثر ظرف مدت ۶ ماه و تكميل شناسه با قلم اطلاعاتي هفتم، حداكثر ظرف مدت يكسال از ابلاغ اين بخشنامه فراهم شود.

تبصره‏‏- دستگاه‌هاي اجرايي جهت تأمين هزينه و تعهدات مالي مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع اين مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه‌هاي ذيربط و قرارداد‌هاي پشتيباني اين سامانه‌ها اقدام نمايند.

۲- در اجراي مصوبه مديريت نظام‌مند اسناد الكترونيكي به شماره ۱۲۴۶۹۷‏‏/۱ مورخ ۲۸‏‏/۰۷‏‏/۱۳۹۹ شوراي اجرايي فناوري اطلاعات، دستگاه‌هاي اجرايي مكلفند به منظور ارسال مكاتبات، اسناد و مدارك به سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران جهت آرشيو، امكانات لازم براي درج ۴ قلم اطلاعاتي از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاريخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقي دستگاه" از جدول شماره ۱ پيوست را در سند موردنظر فراهم كنند.

تبصره‏‏- به منظور آرشيو ملي مكاتبات و اسناد، سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مسئول هماهنگي و نظارت بر دستگاه‌هاي اجرايي در تجهيز سامانه‌هاي ذيربط به شمس، مطابق با موضوع اين ماده بوده و موظف است گزارش‌هاي دوره‌اي اجراي آن را در بازه‌هاي زماني ۶ ماهه به دبيرخانه شوراي اجرايي فناوري اطلاعات و دبيرخانه شوراي عالي اداري ارائه نمايد.

۳- دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري، مسئوليت راهبري دستگاه‌هاي اجرايي در تجهيز سامانه‌هاي مكاتبات اداري به شمس و موارد مندرج در بخشنامه ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ ۱۵‏‏/۱۲‏‏/۱۳۹۶ را بر عهده داشته و مكلف است تمهيدات لازم جهت ايجاد هماهنگي و يكپارچگي در شركت‌هاي دارنده سامانه‌هاي مكاتبات اداري جهت درج شمس در كليه مكاتبات و اسناد دستگاه‌هاي اجرايي را فراهم سازد.

تبصره‏ ۱‏- دستگاه‌هاي اجرايي مكلفند پس از درج ۶ قلم اطلاعاتي اول در باركد دوبعدي شمس (موضوع بند اول ماده ۳ اين بخشنامه)، نتيجه را جهت بررسي و دريافت تاييديه، به دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري اعلام نمايند.

تبصره ۲‏- دبيرخانه مركزي نهاد رياست جمهوري موظف است گزارش‌هاي دوره‌اي مبني بر اجراي مفاد اين دستورالعمل در دستگاه‌هاي اجرايي را در بازه‌هاي زماني ۶ ماهه به دبيرخانه شوراي عالي اداري ارائه نمايد.

ماده ۴‏‏- اين بخشنامه براي تمامي دستگاه‌هاي اجرايي لازم‌الاجراست و حسن اجراي آن در ارزيابي سالانه دستگاه‌هاي اجرايي لحاظ مي‌شود.

ماده ۵‏‏- بالاترين مقام دستگاه اجرايي، مسئول اجراي اين بخشنامه بوده و واحد‌هاي فناوري اطلاعات و مسئولان سامانه‌هاي موردنظر دستگاه‌هاي اجرايي موظفند تمهيدات لازم به‌منظور اجراي مؤثر و دقيق آن را طبق زمان‌بندي اعلام‌شده فراهم سازند."

Powered by Tetis PORTAL